Comment bien gérer une boutique e-commerce ?

La vie d’un e-commerçant n’est pas toujours facile. Peu de ressources de qualité sont à votre disposition pour vous aider à développer et à lancer votre activité ? Et ce, malgré le fait qu’une compréhension approfondie du secteur et des meilleures pratiques à suivre peut augmenter considérablement vos revenus et votre marge. Alors, comment bien gérer une boutique e-commerce ?

I. Quels sont les principes de base pour gérer votre boutique en ligne ?

Ce n’est pas parce que vous avez choisi une boutique en ligne que vous n’aurez aucune tâche administrative à accomplir ou que la gestion sera inexistante. Avec une plateforme de vente en ligne, tout est beaucoup plus simple avec le client. Cependant, pour gérer efficacement votre entreprise, vous devez d’abord vous organiser. C’est le gage de votre réussite. Voici donc quelques méthodes sur la manière de procéder.

1.1. Organisez et gérez votre inventaire

Le succès d’une entreprise, qu’elle soit en ligne ou non, est largement déterminé par votre capacité à gérer les stocks. Vous ne seriez pas en mesure de fournir un bon service à vos clients autrement. Heureusement, il existe aujourd’hui des ressources pour vous aider à cet égard. Il existe notamment des logiciels qui peuvent suivre automatiquement l’évolution de vos ventes et de vos stocks. Toutefois, pour bien les manipuler, une légère formation est nécessaire. 

1.2. Disposer d’un système comptable bien organisé

Une entreprise de commerce électronique est une entité à part entière. Ainsi, vous serez en mesure de suivre vos finances. Même si vous ne travaillez qu’en ligne, vous devrez toujours effectuer des audits et suivre les bénéfices de votre entreprise.

Plusieurs options s’offrent à vous en matière de gestion financière de votre entreprise numérique. L’option la plus sûre et la plus simple consiste à travailler avec un cabinet comptable réputé. C’est ce que nous appelons « l’externalisation ». Vous serez toutefois tenu de payer votre consultant. Vous pouvez aussi vous débrouiller tout seul. Cela demandera du temps et de l’attention, malgré l’aide que peuvent vous apporter divers logiciels. Cependant, pour une petite entreprise, la deuxième option est non seulement sans risque, mais aussi légale. C’est donc une question de préférence personnelle.

1.3. Faite appel avec une société de livraison réputée

Quand on dit « vente en ligne », on fait référence à un système de livraison. Or, pour concurrencer les autres magasins en ligne, vous devez proposer une livraison rapide. Le délai moyen offert est de 48 heures après que la commande ait été passée. Au minimum, tout dépend du sérieux de la demande du client ainsi que de la distance de livraison.

Dans tous les cas, il ne faut pas s’adresser à la première société de livraison venue dans le but de faire des économies. Faites appel à un partenaire de confiance qui s’occupera de toutes vos commandes, quelle que soit la quantité ou le délai de livraison. Il s’agit d’un partenariat à long terme qui doit être régi par un contrat pour éviter les malentendus.

 

II. Points important sur la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement

Parce que la gestion des stocks est difficile à mettre en place, elle est souvent source de problèmes. Il existe des problèmes inhérents à la gestion des stocks qui font que les choses tournent mal le plus souvent. Il est donc nécessaire d’utiliser un système de gestion des stocks logique et structuré.

2.1. Sous-stockage et sur-stockage

Dans un monde idéal, une bonne gestion des stocks vous permet de stocker exactement ce dont vous avez besoin, en évitant à la fois le surstockage et le sous-stockage. Le sur-stockage présente un certain nombre d’inconvénients. Tout d’abord, il mobilise une partie de votre capital circulant sans raison, réduisant vos réserves de trésorerie et vos options d’investissement (pour la communication par exemple). 

Ensuite, un produit qui reste trop longtemps dans les rayons a tendance à perdre de la valeur, soit parce qu’il se détériore, soit parce qu’il devient obsolète (la demande pour un produit n’est jamais infinie). Avoir trop de stocks signifie que vous risquez de perdre de l’argent et de stocker des produits que vous ne vendrez jamais.

En revanche, être en sous-stockage n’est également pas une bonne chose. Bien sûr, vous aurez plus de capitaux, mais vous risquez aussi de manquer des opportunités de vente puisque vous n’aviez pas le produit au bon moment. Dans le secteur du e-commerce, vous serez tenu d’indiquer que votre produit est en rupture de stock ou bien de rallonger considérablement les délais de livraison. 

De plus, les personnes qui font des achats sur Internet ne sont pas vraiment attirées par ça en général : elles le font juste pour obtenir leurs produits plus rapidement ! Et le sous-stockage a une influence négative non seulement sur vos résultats financiers, mais aussi sur la réputation de votre entreprise. Ainsi, les outils de gestion des stocks ont pour objectif d’éviter de se retrouver à la fois dans une situation de sur-stockage mais également de sous-stockage.

2.2. Problèmes d’inventaires

Vous avez peut-être déjà vécu cette situation en tant que détaillant : vous pensez avoir 20 jeux vidéo en stock (ou quelque chose de similaire), mais en vérifiant votre inventaire, vous découvrez que vous n’en avez que 12.Si un client commande des jeux vidéo, le délai de livraison peut être trop long pour lui. Si un client annule une commande, cela aura un impact négatif sur votre réputation ainsi que sur votre compte bancaire. Plusieurs facteurs peuvent contribuer à ces erreurs de jugement :

• Vous avez perdu ou égaré les produits manquants,
• Ils ont été volés,
• Vous gérez mal votre comptabilisation des stocks.

Dans tous les cas, la mise en place d’un bon système de gestion des stocks et la réalisation d’inventaires réguliers vous permettront d’éviter ce genre de situations.

2.3. L’absence de système qui centralise la gestion des stocks

Les problèmes mentionnés ci-dessus peuvent être résolus en mettant en place un système de stockage centralisé. Lorsque ce type de problème se pose, c’est parce que la plupart des entreprises utilisent un système décentralisé de gestion des stocks et de l’inventaire.

En général, les entreprises en ligne utilisent les outils suivant pour gérer leurs stocks :

• Un système de gestion automatique proposé par les plateformes e-commerce hébergées, telles que Shopify 
• Un système de gestion automatique à destination des commerces physiques.
• Un système de gestion automatique proposé par un logiciel e-commerce
• Ou tout simplement un cahier 

Shopify vous permet d’automatiser certains aspects de la gestion des stocks, mais il n’est pas adapté à votre activité si vous vendez sur de nombreux canaux. Si vous ne vendez que sur un seul site, la deuxième méthode peut vous convenir. Cependant, si vous vendez sur plusieurs plateformes, cela crée un problème de centralisation important (votre site internet, des marketplaces, des sites partenaires, etc.) Même si elle est théoriquement possible, la quatrième méthode est extrêmement chronophage et peu flexible, ce qui rend difficile la gestion centralisée des stocks. En effet, il faut beaucoup de volonté pour écrire manuellement chaque commande .

Par ailleurs, les plateformes de gestion construites de toutes pièces pour les détaillants physiques ne sont plus idéales. Pour la simple et bonne raison que le fonctionnement d’une boutique en ligne diffère de celui d’un magasin traditionnel. L’approche la plus satisfaisante pour gérer les stocks dans un environnement e-commerce est d’utiliser la troisième méthode, qui consiste à installer un logiciel e-commerce. Ce type de logiciel (ex: Prestashop) permet d’automatiser le traitement des commandes et la mise à jour des stocks. Lorsque vous installez le logiciel, la plateforme vous demandera d’entrer les quantités pour chaque produit. Ensuite, c’est le logiciel qui tient votre stock à jour automatiquement.

Un autre avantage de ce système est qu’il vous permet de gérer vos livraisons en même temps (choix des transporteurs). Enfin, si vous êtes une place de marché, vous pouvez automatiser non seulement la mise à jour des stocks en temps réel, mais aussi la mise à jour des fiches produits, grâce aux données fournies par vos fournisseurs.

III. Les méthodes pour gérer les stocks d’une boutique e-commerce

Pour commencer, le système de gestion des stocks que vous choisissez est déterminé par votre objectif final. Certaines solutions sont très rentables mais demandent beaucoup de temps, tandis que d’autres nécessitent un investissement financier plus important mais vous feront gagner du temps à long terme. Enfin, votre choix est influencé par la manière dont vous stockez votre marchandise. Si vous stockez vos marchandises à domicile ou dans un entrepôt, l’organisation n’est pas la même que si vous êtes un distributeur qui ne s’occupe que des livraisons.

3.1. Si vous gérez votre propre stock…

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lors du stockage de votre marchandise dans un entrepôt, à domicile ou dans un magasin physique. Vous devez d’abord veiller à maintenir une quantité optimale de stock, en évitant le sous-stockage et le sur-stockage. Pour éviter d’être en rupture de stock, vous devez passer des commandes à votre fournisseur dès que la quantité d’articles est inférieure à un seuil prédéterminé, tout en évitant de commander plus de produits que nécessaire.

Cela implique d’anticiper la demande. Cette capacité à anticiper la demande est une condition préalable à une gestion efficace des stocks. Mais c’est plus facile à dire qu’à faire. Il n’est pas toujours facile d’estimer le nombre de produits que vous serez en mesure de vendre. Bien sûr, si vous ne vous occupez que des livraisons et laissez la gestion des stocks à vos fournisseurs, le problème ne se posera pas.

Avec les quelques astuces ci-dessous, vous pourrez prévoir le plus précisément possible le volume de vos ventes :

• Examinez le volume des ventes de l’année précédente. Si vous avez vendu 10 fois plus de produits pendant les fêtes de fin d’année l’année dernière, vous savez ce que vous devez faire cette année à l’approche des fêtes : passer plus de commandes. Si vous n’avez pas d’historique, la planification de la demande devient beaucoup plus difficile.
• Établir une période de prévision : Vous devez prévoir le volume des ventes pour chaque type de produit sur une période donnée : deux semaines, un mois, deux mois, un trimestre. Comparez vos ventes effectives à vos prévisions au fur et à mesure que la période avance afin d’ajuster vos attentes pour les périodes futures.
• Examinez les tendances du marché : pour ce faire, commencez par utiliser Google Trends, qui fournit des informations sur les tendances de recherche de Google. Gardez un œil sur les images des résultats de recherche qui indiquent une forte demande. Enfin, pensez à comparer ces données Google Trends à vos propres données de vente (si vous avez un historique). Une image sur Google Trends n’implique pas toujours une image de ventes pour votre e-commerce.

Après avoir établi vos prévisions et estimé le volume de vos ventes, vous devrez fixer un niveau de stock minimum. Vous devez d’abord vous baser sur vos prévisions pour déterminer ce niveau. Votre stock minimum doit être équivalent à environ cinq jours de stock. Si vous prévoyez 15 ventes d’un produit X par jour pendant la période en cours, votre niveau de stock minimum pour ce produit devrait être de 75 articles. Cette règle des cinq jours est suivie par un grand nombre d’entreprises et de sociétés. Toutefois, il est possible qu’elle varie en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment votre secteur d’activité, la nature des produits que vous vendez et les délais de livraison de vos fournisseurs.

La dernière étape consiste à mettre en place votre système de gestion des stocks dans un lieu central. Si vous ne vendez que sur votre site de e-commerce, un système centralisé peut être inutile. Cela dépend de la capacité de votre plateforme de commerce électronique à fournir des fonctions de gestion des stocks qui répondent à vos besoins. Cependant, que vous vendiez sur plusieurs sites, sur des places de marché ou à la fois en ligne et hors ligne (e-commerce en plus d’un magasin physique), la gestion des stocks doit être centralisée.

3.2. Si vous êtes un distributeur…

Par ailleurs, certains e-commerçants sont de simples distributeurs : les produits sont tenus en stock par les fournisseurs et commandés par le e-commerçant  au moment de la commande du client. Cette forme de fonctionnement est plus facile à gérer, mais elle exige que vous connaissiez les niveaux de stock de vos fournisseurs et que vous mettiez à jour la disponibilité des produits dans votre magasin en temps réel. Comment intégrer ces mises à jour ? Il existe deux méthodes.

3.2.1. Il est possible de mettre à jour manuellement les niveaux de stock

Cette méthode consiste à vérifier régulièrement l’état des stocks de vos fournisseurs via leur site web. Et de tenir à jour quotidiennement la disponibilité de chacun de vos produits. Si vous ne vendez que quelques produits, cette méthode peut fonctionner, mais dès que vous avez plus de 15 produits, elle devient fastidieuse et inefficace. C’est là qu’intervient la deuxième méthode.

3.2.2. Utiliser un logiciel

Il s’agit de la méthode la plus simple à utiliser si vous vendez sur plusieurs canaux. Certains logiciels utilisent des connecteurs pour assurer un flux de données entre votre site de commerce électronique et les sites des fournisseurs, ainsi que pour synchroniser la disponibilité en temps réel sur la base des données envoyées par les systèmes de gestion des stocks des fournisseurs. Avec l’aide d’un logiciel approprié, vous serez en mesure de faire ce qui suit :

• Mise à jour automatique  de l’état des stocks 
• Mise à jour automatique des fiches produits et des données sur les produits. Vos fournisseurs peuvent, en effet, modifier le prix d’un produit à tout moment, mettre à jour sa description, son titre, créer de nouvelles variantes, ou même le supprimer de leur catalogue.
• Vendez beaucoup plus facilement sur plusieurs canaux ainsi que les principaux points de vente en ligne.

La majorité des logiciels qui offrent ces fonctionnalités sont assez faciles à utiliser. Vous créez un compte, effectuez quelques configurations, puis appuyez sur quelques boutons pour lancer le processus d’installation. 

Pour conclure sur comment gérer une boutique e-commerce 

Certaines aptitudes sont donc requises pour une gestion efficace d’une boutique de e-commerce ! Que vous travailliez en solo ou avec une équipe, les phases de démarrage et de développement nécessitent des compétences variées, allant du marketing à la comptabilité, en passant par des aptitudes organisationnelles, relationnelles et commerciales.